Newslettery stały się popularnym narzędziem komunikacji i marketingu. Przesyłanie regularnych aktualizacji, informacji o produktach czy usługach bezpośrednio do skrzynki odbiorczej klientów może przynieść wiele korzyści biznesowych. Jednak, aby działać zgodnie z prawem, konieczne jest spełnienie określonych wymogów prawnych. W tym wpisie omówiono kluczowe aspekty prawne związane z wysyłaniem newsletterów, uwzględniając przepisy ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, prawa telekomunikacyjnego oraz dotyczące ochrony danych osobowych.
Jakie zgody należy uzyskać, aby newsletter był zgodny z prawem?
Zasadniczo, newsletter wymaga uzyskania dwóch niezależnych zgód: na przesyłanie informacji handlowych oraz na prowadzenie marketingu bezpośredniego.
Zgoda na przesyłanie informacji handlowych
Zgodnie z art. 10 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, wysyłanie niezamówionych informacji handlowych drogą elektroniczną wymaga uzyskania zgody odbiorcy. Informacje handlowe obejmują wszelkie komunikaty promujące towary, usługi lub wizerunek przedsiębiorcy. Wielu przedsiębiorców oferujących newslettery jest świadomych konieczności uzyskania tej zgody.
Zgoda na marketing bezpośredni
Artykuł 172 ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. – Prawo telekomunikacyjne, nakłada na przedsiębiorców obowiązek uzyskania zgody na korzystanie z telekomunikacyjnych urządzeń końcowych oraz automatycznych systemów wywołujących w celu prowadzenia marketingu bezpośredniego. Marketing bezpośredni obejmuje wszelkie działania marketingowe skierowane bezpośrednio do konsumenta, w tym wysyłanie newsletterów. Niestety, większość przedsiębiorców wysyłających newslettery albo nie jest świadoma tego obowiązku, albo go ignoruje.
Czy obie zgody mogę połączyć w jedną?
W praktyce, zgoda wymagana zarówno przez ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną, jak i przez prawo telekomunikacyjne może być uzyskana w jednym oświadczeniu, pod warunkiem, że spełnia wymogi prawne obu regulacji. Oznacza to, że zgoda musi być wyraźna, świadoma, dobrowolna i jednoznaczna w odniesieniu do obu celów: przesyłania informacji handlowych oraz korzystania z urządzeń telekomunikacyjnych w celu marketingu bezpośredniego.Jednocześnie art. 10 ust. 2 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną sugeruje, że zgoda odbiorcy może być uzyskana także poprzez podanie przez niego identyfikującego go adresu elektronicznego. Oczywiście za wyrażenie zgody nie może być uznane upublicznienie swojego adresu e-mail na dowolnej stronie internetowej, ale już umieszczenie tego adresu w odpowiedniej rubryce formularza przeznaczonego do zapisania się do newslettera spełnia te wymogi. Wobec tego wydaje się, że w praktyce nadawcy newslettera mogą umieścić w formularzach tylko jedną klauzulę zgody wraz z check-boxem do jej zaznaczenia, tj. zgodę wymaganą przepisami ustawy prawo telekomunikacyjne.
Jak uzyskać zgodę na newsletter?
Najpopularniejszą metodą uzyskania zgody na otrzymywanie newslettera jest formularz zapisu na stronie internetowej wraz z polem wyboru (check-boxem). Użytkownicy mogą zaznaczyć pole (check-box), aby wyrazić zgodę na otrzymywanie newslettera. Należy pamietać, aby pole wyboru było ustawione jako opcja nieobowiązkowa i aby było dobrze widoczne dla użytkowników. Dodatkowo, warto umieścić obok pola wyboru jasny opis tego, co otrzymają użytkownicy, jeśli zdecydują się zapisać się do newslettera oraz informację o tym, że mogą w każdej chwili zrezygnować z subskrypcji. Zapewnienie przejrzystości i wygody dla użytkowników w procesie zapisywania się do newslettera jest kluczowe dla prawidłowego uzyskania ich zgody i budowania zaufania.
Double opt-in
Zalecanym jest stosownie systemu tzw. double opt-in, czyli dwukrotnego potwierdzenia zgody przez użytkownika. Po wypełnieniu formularza zapisu, odbiorca otrzymuje e-mail z linkiem potwierdzającym. Dopiero po kliknięciu w ten link, zgoda jest uznawana za wyrażoną. Double opt-in daje pewność, że zgoda jest rzeczywiście wyrażona przez właściciela adresu e-mail, który jest rzeczywiście zainteresowany otrzymywaniem newslettera.
A co z RODO?
Przetwarzanie danych osobowych osoby zapisującej się do newslettera nie zawsze wymaga uzyskania zgody. Wiele firm oferujących newslettery prosi subskrybentów o wyrażenie zgody na przetwarzanie ich danych osobowych, mimo że często nie jest to wymagane przepisami prawa. W większości przypadków newslettery stanowią formę marketingu bezpośredniego. Wówczas, zgodnie z art. 47 preambuły RODO, przetwarzanie danych osobowych będzie odbywało się na podstawie przesłanki wskazanej w art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. prawnie uzasadnionego interesu administratora danych, nie na podstawie zgody.
Warto zaznaczyć, że zgodnie z RODO na administratorze ciążą liczne obowiązki informacyjne, które musi spełnić podczas zbierania danych osobowych, nawet jeśli przetwarzanie danych osoby zapisującej się do newslettera nie wymaga jej zgody.
Podsumowanie
Zapis na newsletter wiąże się z przestrzeganiem określonych przepisów prawnych. Prawidłowe ich uzyskanie nie tylko chroni przed sankcjami prawnymi, ale także buduje zaufanie i pozytywną relację z odbiorcami. Dlatego warto poświęcić czas na stworzenie jasnych i przejrzystych procedur pozyskiwania zgód oraz regularnie aktualizować polityki prywatności i procedury wewnętrzne.
Aby mieć pewność, że proces zapisu na newsletter na Państwa stronie internetowej jest zgodny z obowiązującymi przepisami, warto skorzystać z profesjonalnej pomocy prawnej.