Wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych kadry kierowniczej

gru 1, 2024 | Prawo pracy

Praca w godzinach nadliczbowych w przypadku kadry kierowniczej to temat o szczególnym znaczeniu, zarówno dla pracodawców, jak i samych pracowników na stanowiskach zarządczych. Specyfika tych stanowisk, wynikająca z charakteru obowiązków, prowadzi do istotnych różnic w stosowaniu przepisów kodeksu pracy dotyczących wynagrodzenia za nadgodziny. Niniejszy artykuł ma na celu omówienie aktualnych regulacji prawnych oraz orzecznictwa dotyczącego tej grupy zawodowej, ze wskazaniem sytuacji, w których kadra kierownicza może dochodzić prawa do wynagrodzenia za godziny nadliczbowe oraz obowiązków spoczywających w tym zakresie na pracodawcach.

 

Praca w godzinach nadliczbowych – ogólne zasady

Za pracę w godzinach nadliczbowych uznaje się pracę wykonywaną ponad ustalone normy czasu pracy, które co do zasady wynoszą 8 godzin na dobę i 40 godzin w tygodniu w podstawowym systemie czasu pracy. Praca w godzinach nadliczbowych może również wystąpić w sytuacji przekroczenia przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy, który wynika z przyjętego systemu i harmonogramu czasu pracy obowiązującego w danym zakładzie.

Praca w godzinach nadliczbowych powinna mieć miejsce jedynie w określonych przypadkach przewidzianych przez przepisy, takich jak: konieczność prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia czy środowiska, usunięcie awarii, szczególne potrzeby pracodawcy, które uzasadniają przedłużenie czasu pracy ponad standardowy wymiar. Najczęściej spotykaną w praktyce przyczyną nadgodzin jest właśnie ten ostatni przypadek.

Za każdą godzinę nadliczbową pracownikowi przysługuje dodatkowe świadczenie, które może przybrać jedną z dwóch form:

  • Dodatek do wynagrodzenia – jego wysokość zależy od okoliczności, w których wykonywana była praca. Jeśli praca w godzinach nadliczbowych wykonywana była w nocy, w niedziele i święta, które zgodnie z obowiązującym rozkładem czasu pracy pracownika są dniami wolnymi od pracy, oraz w dniu wolnym od pracy udzielonym w zamian za pracę w niedzielę lub święto, dodatek wynosi 100% W pozostałych przypadkach dodatek przysługuje w wysokości 50% wynagrodzenia.
  • Czas wolny od pracy – zamiast dodatku do wynagrodzenia, pracodawca może udzielić pracownikowi czasu wolnego w zamian za przepracowane godziny nadliczbowe. Czas wolny może być przyznany na wniosek pracownika w wymiarze równym liczbie przepracowanych godzin lub z inicjatywy pracodawcy, w wymiarze o połowę wyższym niż liczba tych godzin.

Co istotne, powyższe zasady są uzupełnione obowiązkiem pracodawcy prowadzenia dokładnej ewidencji czasu pracy, co pozwala na prawidłowe rozliczanie nadgodzin i gwarantuje przestrzeganie praw pracownika. Przepisy te mają na celu ochronę pracowników przed nadmiernym obciążeniem pracą oraz zapewnienie im odpowiedniego wynagrodzenia za pracę przekraczającą standardowy wymiar czasu pracy.

Odmiennie wygląda sytuacja, kadry zarządzającej, czyli pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy i kierowników wyodrębnionych komórek organizacyjnych. Są oni zobowiązani do wykonywania, w razie konieczności, pracy poza normalnymi godzinami pracy bez prawa do wynagrodzenia oraz dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych.

Kadra zarządzająca, czyli kto?

Zgodnie z definicją zawartą w kodeksie pracy, przez pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy należy rozumieć pracowników kierujących jednoosobowo zakładem pracy i ich zastępców lub pracowników wchodzących w skład kolegialnego organu zarządzającego zakładem pracy oraz głównych księgowych. Tytułem przykładu- gdy pracodawcą jest spółka prawa handlowego jako całość, osobami zarządzającymi będą członkowie jej zarządu. Należy jednak podkreślić, że definicja ta nie powinna być traktowana w sposób sztywny, co zostanie rozwinięte w dalszej części.

Nie istnieje natomiast ustawowa definicja kierowników wyodrębnionych jednostek organizacyjnych. Zgodnie z poglądami Sadu Najwyższego, będą to pracownicy, którzy pełnią kluczowe funkcje kierownicze w organizacji, odpowiadając za podejmowanie decyzji strategicznych, zarządzanie zespołami oraz realizację celów przedsiębiorstwa. Do tej grupy zaliczają się osoby, które mają uprawnienia do kierowania działaniami innych pracowników, przydzielania zadań, organizowania pracy oraz nadzorowania wykonania zleconych obowiązków. Typowe stanowiska kierowników wyodrębnionych jednostek organizacyjnych często określane są nazwą dyrektor, kierownik czy menedżer.

Należy mieć na uwadze, że sama nazwa stanowiska, choć często sugerująca przynależność do kadry zarządzającej, nie wystarcza, by uznać stanowisko za kierownicze. Decydującego znaczenia nie ma także wzmianka w umowie o pracę, że zajmowane przez pracownika stanowisko ma charakter stanowiska kierowniczego. O takim zakwalifikowaniu decyduje wyłącznie spełnienie przesłanek wynikających z rzeczywistego zakresu obowiązków oraz pozycji pracownika w strukturze organizacyjnej firmy. Osoba, która pełni rolę kierowniczą, musi mieć uprawnienia do podejmowania decyzji operacyjnych lub strategicznych, odpowiadać za organizację pracy i efektywność podległego zespołu. Jeśli stanowisko nie wiąże się z tymi uprawnieniami, mimo tytułu „menedżera”, „kierownika”, a nawet „głównego księgowego” może nie zostać uznane za kadrę zarządzającą.

Dla określenia pojęcia kadry zarządzającej należy posługiwać się przede wszystkim wytycznymi wynikającymi z orzecznictwa:

 

  • „Prawo pracownika kierującego wyodrębnioną komórką organizacyjną pracodawcy do wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych wynika z wykonywania przez niego pracy na równi z podległymi pracownika bądź nawet za nich. Pracownik, który – kierując wyodrębnioną komórką organizacyjną – wykonuje równocześnie pracę na równi z członkami kierowanego zespołu, nie może być uznawany za kierownika w rozumieniu art. 151 § 1 KP.” (wyrok Sądu Najwyższego – Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych z dnia 22 czerwca 2016 r., III PK 118/15);
  • „Główny księgowy wykonujący jednocześnie i stale pracę szeregowego pracownika, czyli pracujący w warunkach ukrytej pracy rotacyjnej, nie jest objęty hipotezą art. 1514 § 1 k.p.„ (wyrok Sądu Najwyższego – Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych z dnia 8 marca 2011 r., II PK 221/10);
  • „Wzmianka w umowie o pracę, iż zajmowane przez pracownika stanowisko ma charakter stanowiska kierowniczego, nie ma decydującego znaczenia. O takim zakwalifikowaniu decyduje wyłącznie spełnienie przesłanek przewidzianych w art. 1514 k.p. Pracownik kierujący komórką organizacyjną, wyodrębnioną w strukturze organizacyjnej zakładu pracy, nie zajmuje stanowiska kierowniczego w rozumieniu przepisów kodeksu pracy, jeśli kieruje zespołem pracowników przy jednoczesnym wykonywaniu pracy na równi z członkami kierowanego zespołu.” (wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie – III Wydział Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z dnia 28 lipca 2022 r., III APa 6/22);
  • „Pracownik będący – z uwagi na zajmowane stanowisko – przełożonym w stosunku do innych osób, lecz nie posiadający kompetencji do kierowania oddziałem zarówno pod względem organizacyjnym, jak i ekonomicznym, nie jest „kierownikiem wyodrębnionej komórki organizacyjnej”, o którym mowa w art. 1514 § 1 k.p.” (wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach – III Wydział Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z dnia 22 grudnia 2011 r., III APa 43/11).

Brak dodatkowego wynagrodzenia za godziny nadliczbowe kadry zarządzającej

Pracownikom zatrudnionym na stanowiskach kierowniczych nie przysługuje prawo do odrębnego wynagrodzenia ani prawo do dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych, jeśli praca ta wynika z konieczności zarządzania zakładem pracy.

Wyłączenie kadry kierowniczej z prawa do dodatków za nadgodziny w standardowych warunkach odzwierciedla specyfikę ich stanowisk, która zakłada większą odpowiedzialność i gotowość do reagowania na potrzeby zakładu pracy. Obowiązki zarządcze często wymagają obecności w pracy poza standardowymi godzinami, np. w celu uczestnictwa w spotkaniach, odprawach, czy nadzoru nad realizacją zadań. Tego rodzaju sytuacje są traktowane jako normalny element pełnienia funkcji kierowniczych i nie rodzą prawa do dodatkowego wynagrodzenia za godziny nadliczbowe. Pracodawcy, ustalając wynagrodzenie dla tej grupy pracowników zwykle uwzględniają powyższe czynniki, oferując wyższe wynagrodzenie zasadnicze, które rekompensuje brak dodatków za nadgodziny w codziennej pracy.

Okoliczności uzasadniające prawo do dodatkowego wynagrodzenia za nadgodziny kadry zarządzającej?

Jak wspomniano, pracownik pełniący funkcję kierowniczą w firmie powinien cechować się większą elastycznością i gotowością do pracy poza standardowymi godzinami. Często, w ramach swojej roli, musi podejmować decyzje lub zarządzać procesami, które nie zawsze mieszczą się w typowych godzinach pracy. Niemniej jednak, praca w godzinach nadliczbowych kadry kierowniczej powinna mieć charakter sporadyczny i wynikać z konieczności.

Stała praca w nadgodzinach nie jest obowiązkiem żadnego pracownika, nawet zatrudnionego na stanowisku kierowniczym. Jeśli nadgodziny są wynikiem błędów w organizacji pracy, złego zaplanowania zadań przez pracodawcę lub wyłącznych decyzji tego pracodawcy, wówczas powstają nadgodziny, które muszą zostać odpowiednio wynagrodzone, a praca poza standardowymi godzinami nie może być traktowana jako część rutynowych obowiązków.

W ocenie Sądu Najwyższego:

 

  • „zwrot „w razie konieczności” trzeba rozumieć wąsko – jako sporadyczną potrzebę uzasadnioną sytuacją szczególną, niecodzienną, niezwykłą, nadzwyczajną, wyjątkową, nie zaś jako stałe wykonywanie pracy ponad obowiązujący pracownika czas pracy, wynikające z wadliwie określonego zakresu czynności (ustalenia zadań) lub nieprawidłowej organizacji pracy„ (z uzasadnienia wyroku Sądu Najwyższego – Izba Administracyjna, Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z dnia 14 maja 1998 r., I PKN 122/98″;
  • „przez „konieczność” należy rozumieć sytuacje nietypowe, nie zaś stosowanie u pracodawcy takich rozwiązań organizacyjnych, które w samym swoim założeniu rodzą konieczność wykonywania pracy stale w godzinach nadliczbowych przez pracowników zajmujących kierownicze stanowiska„ (z uzasadnienia wyroku Sądu Najwyższego – Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych z dnia 4 czerwca 2008 r., II PK 326/07);
  • „również w zakładach o ruchu ciągłym pracownik, nawet na kierowniczym czy innym samodzielnym stanowisku, nie może być zobowiązany przez zakład pracy do stałego świadczenia pracy ponad ustawowy czas pracy, i to bez wynagrodzenia, tytko dlatego, że jest to potrzebne do zachowania ciągłości pracy zakładu. Na zakładzie pracy spoczywa obowiązek takiego zorganizowania pracy, aby nie zachodziła potrzeba stałego zatrudniania pracowników poza ustawowym czasem pracy. Jeżeli – z przyczyn organizacyjnych – jest to niemożliwe, pracownikowi zajmującemu kierownicze lub inne samodzielne stanowisko pracy należy się wynagrodzenie za godziny nadliczbowe.” (wyrok Sądu Najwyższego – Izba Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z dnia 12 marca 1976 r., I PR 13/76).

Warto przy tym pamiętać, że pracodawca może dobrowolnie wypłacić dodatkowe wynagrodzenie za pracę ponad ustalone normy czasu pracy kadry zarządzającej także wykonywanej sporadycznie i w razie konieczności, jeśli uzna to za stosowne. Decyzja o dodatkowym wynagrodzeniu nie wynika wówczas z obowiązku prawnego, ale jest uznaniowa i może stanowić element motywacyjny lub wynagrodzenie za szczególne zaangażowanie w pracy.

Podsumowanie

Przepisy dotyczące wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych kadry zarządzającej podkreślają różnicę między typowymi obowiązkami zarządczymi a wyjątkowymi sytuacjami wymagającymi dodatkowego zaangażowania. To wyważone podejście, które uwzględnia zarówno elastyczność czasu pracy kadry kierowniczej, jak i konieczność odpowiedniego wynagradzania pracy wykraczającej poza normy związane z ich stanowiskiem. Pracodawcy powinni jednak pamiętać o konieczności precyzyjnego określenia zakresu obowiązków oraz prowadzenia dokumentacji czasu pracy, aby uniknąć potencjalnych sporów.

 
radca prawny Sylwia Stala-Rymarczuk