Apostille – czym jest, kiedy jest wymagane i jak je uzyskać?

Obrót prawny o charakterze międzynarodowym często wiąże się z koniecznością przedstawienia dokumentów urzędowych wydanych w innym państwie. Aby dokumenty te mogły wywoływać skutki prawne za granicą, w niektórych przypadkach konieczne jest potwierdzenie ich autentyczności w formie apostille. Poniżej wyjaśniono, czym jest apostille, kiedy jest wymagane oraz jak wygląda procedura jego uzyskania.

Czym jest apostille?

Apostille to klauzula stosowana w międzynarodowym obrocie dokumentami urzędowymi, której celem jest uproszczenie procedury posługiwania się nimi za granicą.

Klauzula potwierdza autentyczność podpisu złożonego na dokumencie, charakter, w jakim działała osoba podpisująca dokument oraz – w razie potrzeby – autentyczność pieczęci lub stempla. Nie potwierdza natomiast treści dokumentu ani okoliczności w nim wskazanych, lecz wyłącznie jego formalną autentyczność.

Podstawą prawną wydawania apostille jest Konwencja haska z dnia 5 października 1961 r. znosząca wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych. Uzyskanie apostille zastępuje ona tradycyjną procedurę legalizacji dokumentów urzędowych pomiędzy państwami będącymi stronami tej Konwencji.

Wzór apostille stanowiący załącznik do Konwencji haskiej

Kiedy wymagane jest apostille?

Konieczność uzyskania apostille zależy przede wszystkim od państwa, w którym dokument ma zostać wykorzystany, oraz od rodzaju dokumentu. Jeżeli dokument wydany w Polsce ma zostać przedstawiony w państwie będącym stroną Konwencji haskiej, może zachodzić konieczność uzyskania apostille. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy zagraniczny urząd lub instytucja wymaga potwierdzenia, że dokument został wydany przez właściwy polski organ.

Apostille może być wymagane między innymi w odniesieniu do:

• dokumentów stanu cywilnego, takich jak akty urodzenia, małżeństwa lub zgonu,
• dokumentów sądowych i notarialnych,
• zaświadczeń urzędowych,
• dokumentów dotyczących wykształcenia,
• dokumentów handlowych i rejestrowych.

Nie w każdym przypadku konieczne będzie jednak uzyskanie apostille. W przypadku dokumentów wykorzystywanych pomiędzy państwami członkowskimi Unii Europejskiej należy uwzględnić przepisy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/1191, stosowanego od 16 lutego 2019 r., które zniosło obowiązek apostille dla określonych kategorii dokumentów urzędowych. Zakres zwolnienia zależy od rodzaju dokumentu. Brak obowiązku uzyskania apostille w ww. przypadkach nie oznacza jednak, że dokument zawsze można przedstawić za granicą bez spełnienia dodatkowych wymogów. W niektórych przypadkach konieczne może być dopełnienie innych formalności, w szczególności związanych z tłumaczeniem dokumentu lub jego formą.

Jeżeli państwo, w którym dokument ma zostać wykorzystany, nie jest stroną Konwencji haskiej, zamiast apostille może być konieczne przeprowadzenie procedury legalizacji dokumentu. Jest ona bardziej złożona i może obejmować czynności wykonywane zarówno w państwie pochodzenia dokumentu, jak i w placówce konsularnej państwa, w którym dokument ma zostać przedstawiony.

Jak uzyskać apostille?

W Polsce organem właściwym do wydawania apostille jest co do zasady Ministerstwo Spraw Zagranicznych. Procedura uzyskania apostille obejmuje kilka etapów.

Przygotowanie dokumentu

Do uzyskania apostille należy przedłożyć dokument przeznaczony do wykorzystania za granicą. Powinien być to oryginał dokumentu urzędowego albo odpowiedni urzędowy odpis. Niektóre dokumenty wymagają wcześniejszego dodatkowego poświadczenia przez właściwy organ.

Przed złożeniem wniosku warto sprawdzić:

• czy dokument jest właściwy do wykorzystania za granicą,
• czy wymaga wcześniejszego poświadczenia,
• czy państwo, w którym dokument będzie przedstawiany, wymaga apostille.

Złożenie wniosku o wydanie apostille

Uzyskanie apostille wymaga złożenia wniosku wraz z dokumentem, który ma zostać opatrzony klauzulą. Dokumenty można złożyć osobiście albo korespondencyjnie. Wniosek może zostać złożony również przez inną osobę działającą w imieniu zainteresowanego. W takim przypadku osoba składająca dokumenty powinna przedłożyć pisemne upoważnienie do działania w imieniu wnioskodawcy, podpisane własnoręcznie przez wnioskodawcę.

W większości przypadków apostille wydaje Ministerstwo Spraw Zagranicznych. Od tej zasady istnieją jednak wyjątki dotyczące określonych kategorii dokumentów. Dotyczy to w szczególności:

• dokumentów wydawanych w związku z przebiegiem lub ukończeniem studiów – właściwym organem jest Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej (NAWA);
• dokumentów wydawanych przez szkoły artystyczne – właściwym organem jest Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego;
• świadectw szkolnych, świadectw dojrzałości, dyplomów oraz zaświadczeń wydawanych przez okręgowe komisje egzaminacyjne – właściwość organu zależy od rodzaju dokumentu i obowiązujących przepisów.

Przed złożeniem wniosku warto ustalić, który organ jest właściwy dla danego dokumentu. Skierowanie dokumentów do niewłaściwej instytucji może wydłużyć procedurę.

Ile trwa uzyskanie apostille?

Czas uzyskania apostille zależy od sposobu złożenia dokumentów oraz ich rodzaju. W przypadku osobistego złożenia dokumentów w Ministerstwie Spraw Zagranicznych apostille może zostać wydane podczas jednej wizyty, jeżeli dokument spełnia wszystkie wymagania formalne.

Przy procedurze korespondencyjnej czas oczekiwania jest dłuższy i zależy między innymi od czasu doręczenia dokumentów oraz ich korespondencyjnego zwrotu. Jeżeli dokument wymaga wcześniejszego poświadczenia przez inny organ, cała procedura może potrwać odpowiednio dłużej.

Czy dokument należy przesłać w oryginale?

Apostille odnosi się do konkretnego dokumentu urzędowego, dlatego co do zasady konieczne jest przedstawienie oryginału dokumentu albo właściwego urzędowego odpisu. Apostille nie służy do potwierdzania zgodności zwykłej kopii dokumentu z oryginałem. Przed rozpoczęciem procedury należy ustalić, czy zagraniczna instytucja wymaga oryginału dokumentu, odpisu czy innej formy dokumentu.

Opłata za wydanie apostille

Wydanie apostille podlega opłacie skarbowej w wysokości 60 zł za każdy dokument objęty klauzulą.

Odbiór dokumentu

Po wydaniu apostille dokument zostaje zwrócony wnioskodawcy wraz z dołączoną klauzulą apostille. W przypadku osobistego złożenia dokumentów w Ministerstwie Spraw Zagranicznych dokument z apostille może zostać odebrany bezpośrednio po zakończeniu procedury (jeżeli spełnione są wszystkie wymagania formalne). Przy składaniu dokumentów korespondencyjnie dokument jest odsyłany na wskazany adres. Dokument należy następnie przedstawić zagranicznej instytucji, która go wymaga, często wraz z tłumaczeniem przysięgłym, jeżeli jest ono konieczne.

Apostille a tłumaczenie dokumentów

Uzyskanie apostille nie zawsze oznacza, że dokument może zostać od razu przedstawiony zagranicznej instytucji. W wielu przypadkach konieczne jest również wykonanie tłumaczenia przysięgłego dokumentu na język urzędowy państwa, w którym będzie on składany. Zakres wymaganych formalności zależy od wymagań konkretnego urzędu lub instytucji.

Podsumowanie